Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

1. Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen de klant en Beterbit (eenmanszaak, KvK 99645726), naast de algemene voorwaarden. Begrippen hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en uit de algemene voorwaarden.
2. De klant is voor de persoonsgegevens in Insico de verwerkingsverantwoordelijke. Beterbit is verwerker: Beterbit verwerkt de persoonsgegevens alleen voor de klant.
3. Verwerkt de klant persoonsgegevens zelf als verwerker voor een praktijk, dan is Beterbitsubverwerker. De klant staat er dan voor in dat zijn opdrachtgever met deze verwerkersovereenkomst instemt, en geeft de verplichtingen uit deze overeenkomst aan hem door.
4. De klant staat ervoor in dat hij de persoonsgegevens rechtmatig in Insico mag verwerken, ook de gegevens over gezondheid van patiënten, en dat hij de betrokkenen informeert zoals de wet vereist.

2. Onderwerp, duur, aard en doel

1. Beterbit verwerkt persoonsgegevens om Insico te leveren: opslaan, tonen, doorzoeken, berekenen, versturen namens de klant, back-ups maken en, als de klant ze gebruikt, de AI-functies uitvoeren.
2. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, en daarna tot de gegevens zijn teruggegeven of verwijderd volgens artikel 10.

3. Welke persoonsgegevens, van wie

4. Instructies

1. Beterbit verwerkt de persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. De overeenkomst, de instellingen die de klant in Insico kiest en het gebruik van Insico door de klant gelden als instructie.
2. Beterbit verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, behalve het gebruik van gebruiksgegevens zoals de algemene voorwaarden in artikel 10 lid 7 beschrijven.
3. Moet Beterbit op grond van de wet gegevens verstrekken, dan meldt Beterbit dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt.
4. Vindt Beterbit dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Beterbit dat direct.

5. Geheimhouding

Iedereen die bij Beterbit toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht.Beterbit geeft alleen toegang aan wie die nodig heeft om Insico te leveren of de klant te ondersteunen.

6. Beveiliging

1. Beterbit neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's, zoals artikel 32 AVG vraagt.
2. Die maatregelen zijn nu in elk geval: hosting in de Europese Unie; versleutelde verbindingen (HTTPS); versleutelde opslag door de hostingpartij; afscherming per lab in de database met Row Level Security; toegang op basis van rollen; tweestapsverificatie die de klant kan gebruiken, en voor de beheerders van Beterbit verplicht, met een verse code voor handelingen met een hoge impact; persoonlijke pincodes op gedeelde apparaten; een geschiedenis per order, een onveranderbaar logboek van wijzigingen per record en een audit log van gevoelige handelingen; back-ups volgens een vast schema; en meekijken door support alleen na toestemming van de gebruiker, met een eenmalige code, hooguit dertig minuten en zonder opname.
3. Beterbit mag de maatregelen aanpassen, zolang het niveau van de beveiliging niet omlaag gaat.
4. De klant is verantwoordelijk voor wat in zijn macht ligt: wie toegang krijgt, met welke rol, het gebruik van tweestapsverificatie, de beveiliging van zijn eigen apparaten en netwerk, en de AI-functies aan- of uitzetten.

7. Subverwerkers

1. De klant geeft Beterbit algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De subverwerkers op het moment van deze versie staan hieronder.
2. Een nieuwe of andere subverwerker meldt Beterbit ten minste dertig dagen vooraf, per e-mail of in Insico, en op deze pagina. De klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de subverwerker begint.
3. Beterbit legt subverwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hen.

Een koppeling die de klant zelf instelt, zoals met 3Shape Communicate of Moneybird, is een dienst van die partij, waarmee de klant zelf een overeenkomst heeft. Die partij is geen subverwerker van Beterbit.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

1. De database en de bestanden van Insico staan in de Europese Unie. Gegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) komen wanneer een subverwerker uit artikel 7 ze daar verwerkt, in het bijzonder bij de AI-functies.
2. Beterbit geeft persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de EER als daarvoor een geldige grondslag is volgens hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
3. Vervalt een adequaatheidsbesluit of een andere grondslag waarop een doorgifte berust, dan schakelt Beterbit zonder onredelijke vertraging over op een andere geldige grondslag, of beëindigt Beterbit de doorgifte. Beterbit geeft de klant op verzoek de informatie die hij nodig heeft om de doorgiften te beoordelen: in welke landen gegevens worden verwerkt, bij welke subverwerkers, op welke grondslag, en hoe de klant kan stoppen met de doorgifte.
4. Wil de klant geen gegevens buiten de EER laten verwerken voor de AI-functies, dan zet de beheerder de AI-functies uit. De rest van Insico werkt dan gewoon. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert om gezondheidsgegevens zo veel mogelijk binnen de EER te houden; de klant beslist of hij de AI-functies gebruikt voor documenten waarop gegevens van patiënten staan.

9. Datalekken

1. Beterbit meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) zonder onredelijke vertraging aan de klant, en streeft naar een melding binnen 24 uur nadat Beterbit het lek heeft ontdekt.
2. Beterbit geeft daarbij wat de klant nodig heeft om het lek te beoordelen en zo nodig te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen: wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het raakt, de vermoedelijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Wat nog niet bekend is, vult Beterbit aan zodra het bekend is.
3. De klant beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Beterbit meldt zelf niets aan hen, tenzij de wet dat vereist.

10. Na het einde van de overeenkomst

Na het einde van de overeenkomst geeft Beterbit de persoonsgegevens terug en verwijdert ze, zoals artikel 10 van de algemene voorwaarden beschrijft: een export op verzoek tijdens de looptijd, de overgangsperiode of binnen dertig dagen na het einde, en verwijdering uiterlijk negentig dagen na het einde, inclusief de logboeken van het lab, tenzij de wet Beterbitverplicht ze te bewaren. De klant kiest of de gegevens worden teruggegeven, verwijderd of beide.

11. Bijstand

1. Insico biedt de klant de middelen om verzoeken van betrokkenen zelf af te handelen, zoals gegevens inzien, wijzigen en exporteren. Waar dat niet kan, helpt Beterbit de klant binnen redelijke termijn bij een verzoek van een betrokkene. Komt een verzoek rechtstreeks bij Beterbit binnen, dan stuurt Beterbit het door naar de klant.
2. Beterbit helpt de klant naar redelijkheid bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens, met de informatie waarover Beterbit beschikt.
3. Bijstand die verder gaat dan het geven van beschikbare informatie, mag Beterbit tegen het dan geldende uurtarief in rekening brengen, behalve als die nodig is door een tekortkoming van Beterbit.
4. Beterbit houdt een register bij van de verwerkingen die zij als verwerker voor klanten uitvoert (artikel 30 lid 2 AVG) en geeft dat op verzoek aan de toezichthouder.

12. Informatie en audit

1. Beterbit geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat Beterbit deze overeenkomst naleeft.
2. Is die informatie aantoonbaar onvoldoende, dan mag de klant ten hoogste eens per jaar, met een aankondiging van ten minste dertig dagen, een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. De audit verstoort de bedrijfsvoering van Beterbit zo weinig mogelijk en geeft geen toegang tot gegevens van andere klanten of tot de systemen van subverwerkers. De klant draagt de kosten, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Beterbit aantoont.
3. Een onderzoek dat de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder verlangt, werkt Beterbit altijd aan mee; de beperkingen in lid 2 gelden daarvoor niet.

13. Aansprakelijkheid en overig

1. Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst gelden de beperkingen uit artikel 13 van de algemene voorwaarden, voor zover de AVG dat toelaat.
2. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang Beterbit persoonsgegevens voor de klant verwerkt.Beterbit mag haar wijzigen zoals artikel 17 van de algemene voorwaarden beschrijft; een wijziging die de bescherming van persoonsgegevens vermindert, is niet toegestaan.
3. Wil de klant een ondertekende versie, dan stuurt Beterbit die op verzoek aan privacy@insico.nl.