Algemene voorwaarden

1. Begrippen

1. Beterbit: Beterbit, eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99645726, gevestigd te De waarden 3, 7206 GA Zutphen, de leverancier van Insico.
2. Insico: de software van Beterbit die als online dienst wordt geleverd, met de labsuite, het portaal voor praktijken en de bijbehorende functies, zoals beschreven op insico.nl.
3. Klant: het bedrijf of de beroepsbeoefenaar, meestal een tandtechnisch laboratorium, dat met Beterbit een overeenkomst sluit over Insico.
4. Gebruiker: iedere persoon die via de klant toegang heeft tot Insico, zoals een medewerker van de klant of een medewerker van een praktijk die de klant toegang geeft.
5. Gegevens van de klant: alle gegevens die de klant of een gebruiker in Insico invoert of die Insico namens de klant vastlegt.
6. AI-functies: de functies van Insico die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie van een externe aanbieder, zoals het inlezen van documenten of verpakkingen, snelinvoer, faalanalyse, planadvies en voorstellen bij het overzetten van gegevens. Ze staan als zodanig op insico.nl vermeld.
7. Overeenkomst: de afspraken tussen Beterbit en de klant over Insico, met deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de offerte of het bestelformulier.
8. Schriftelijk: op papier of per e-mail.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor elke offerte van Beterbit en elke overeenkomst over Insico.
2. Insico is bedoeld voor bedrijven en beroepsbeoefenaars, niet voor consumenten. De klant sluit de overeenkomst in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.
3. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet, ook niet als de klant daar in een bestelling of op een andere manier naar verwijst.
4. De verwerkersovereenkomst op insico.nl/verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst. Bij strijd gaat voor wat de verwerking van persoonsgegevens betreft de verwerkersovereenkomst voor; daarbuiten gaat eerst de offerte voor, dan deze voorwaarden.
5. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als Beterbit ze schriftelijk heeft bevestigd.
6. Beterbit stelt deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst voor of bij het sluiten van de overeenkomst langs elektronische weg beschikbaar, met de offerte of via een link in de offerte, en vermeldt daarbij de versie. De klant kan ze opslaan en afdrukken. Op verzoek stuurt Beterbit ze direct per e-mail toe. De versie die gold toen de overeenkomst tot stand kwam, blijft gelden voor de overeenkomst, tot een wijziging volgens artikel 17.

3. Offerte en totstandkoming

1. Een offerte van Beterbit is dertig dagen geldig, tenzij in de offerte anders staat. Een kennelijke vergissing of fout in een offerte mag Beterbit herstellen, ook na aanvaarding, zodra de klant redelijkerwijs kon begrijpen dat het een vergissing was.
2. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte schriftelijk aanvaardt, of wanneer Beterbit Insico voor de klant beschikbaar stelt nadat de klant daarom heeft gevraagd.
3. Een demo-omgeving is bedoeld om Insico te leren kennen. Die stelt Beterbit beschikbaar zoals ze is, voor de duur die Beterbit aangeeft, zonder garantie en zonder kosten. De klant zet er geen echte gegevens van patiënten in.

4. De dienst

1. Beterbit stelt Insico tijdens de looptijd van de overeenkomst online beschikbaar aan de klant en zijn gebruikers. Insico wordt geleverd zoals het op dat moment is; Beterbit verbetert het voortdurend en mag functies toevoegen, wijzigen of vervangen.
2. Haalt Beterbit een functie weg waar de klant aantoonbaar op rekent, dan meldt Beterbit dat ten minste twee maanden vooraf, tenzij de wet, een beveiligingsprobleem of een toeleverancier dat onmogelijk maakt. De klant mag de overeenkomst in dat geval opzeggen tegen de datum waarop de functie verdwijnt.
3. Beterbit spant zich in om Insico goed, veilig en zonder onderbreking te laten werken. Dat is een inspanningsverplichting: Beterbit garandeert niet dat Insico altijd beschikbaar of foutloos is. Er geldt geen afspraak over beschikbaarheid of reactietijden (SLA), tenzij die schriftelijk is gemaakt.
4. Beterbit mag Insico tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. Beterbit doet dat zo veel mogelijk buiten werktijden en kondigt gepland onderhoud zo mogelijk vooraf aan.
5. Beterbit maakt voor het leveren van Insico gebruik van derden, zoals de aanbieders van de hosting en van de AI-functies. Welke dat zijn, staat in de verwerkersovereenkomst. De gegevens van de klant staan in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Sommige van deze derden zijn gevestigd buiten de Europese Unie of verwerken gegevens daar; artikel 8 van de verwerkersovereenkomst beschrijft de waarborgen.
6. Ondersteuning geeft Beterbit via de supportmodule in Insico, per e-mail of via het contactformulier, op werkdagen en naar redelijkheid, tenzij in de offerte anders is afgesproken. Een gebruiker kan bij een melding schermafbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.
7. Een medewerker van Beterbit kan bij een melding vragen om op afstand mee te kijken. Dat gebeurt alleen nadat de gebruiker daar tijdens het verzoek zelf toestemming voor geeft en een code van zes tekens doorgeeft. Meekijken is alleen kijken: Beterbit neemt het scherm niet over en wijzigt niets. De gebruiker bepaalt zelf wat hij deelt, kan op elk moment stoppen, en een sessie duurt hooguit dertig minuten. Het beeld wordt niet opgenomen of bewaard; wel legt Beterbit vast dat er is meegekeken, door wie en wanneer. Er kunnen persoonsgegevens in beeld komen, ook van patiënten. De klant zorgt dat zijn gebruikers dat weten, en Beterbit gebruikt wat zij ziet alleen om te helpen.
8. Bij Insico hoort een hoeveelheid opslag voor de bestanden en gegevens van de klant: 50 GB per lab, tenzij de offerte anders vermeldt. De klant ziet zijn gebruik in Instellingen, onder Opslag, en krijgt een bericht bij 80, 95 en 100 procent. Zit de klant boven de inbegrepen opslag, dan blijft Insico werken. De klant kan extra opslag afnemen in blokken van 50 GB, tegen het tarief per blok per maand dat in de offerte staat, of anders tegen het tarief dat Beterbit bekendmaakt, vanaf de maand waarin hij de extra opslag aanvraagt. Blijft het gebruik boven de inbegrepen opslag zonder dat de klant extra opslag afneemt, dan mag Beterbit de klant vragen binnen dertig dagen op te ruimen of extra opslag af te nemen. De omvang van de database wordt geschat op basis van het aandeel van de klant in de gegevens.

5. Accounts en gebruik

1. De klant bepaalt wie een account krijgt, met welke rol, en welke praktijken toegang krijgen tot het portaal. De klant is verantwoordelijk voor het gebruik van Insico door al zijn gebruikers, ook door medewerkers van praktijken die hij toegang geeft.
2. De klant zorgt dat inloggegevens, pincodes en apparaten waarop Insico openstaat, goed beveiligd zijn, en dat gebruikers zich houden aan de gebruiksvoorwaarden. Beterbit raadt aan tweestapsverificatie te gebruiken. Een vermoeden van misbruik meldt de klant direct aan Beterbit.
3. De klant gebruikt Insico niet in strijd met de wet of met rechten van anderen, en probeert de beveiliging niet te omzeilen of Insico te overbelasten.
4. De klant is en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen werk en beslissingen: de hulpmiddelen die hij maakt, de naleving van de Verordening medische hulpmiddelen (MDR), de bewaartermijnen die voor hem gelden, zijn facturen en zijn administratie. Insico helpt daarbij, maar vervangt geen eigen controle. De klant controleert in het bijzonder dagnota's en facturen voordat hij ze verstuurt.

6. AI-functies

1. De AI-functies zijn optioneel. De kern van Insico, met orders, productie, materialen, facturatie en de portalen, werkt zonder AI-functies.
2. De beheerder van de klant zet de AI-functies aan of uit en kan een limiet voor het verbruik instellen. Beterbit houdt het verbruik per klant bij.
3. Wat de klant door een AI-functie laat verwerken, gaat naar een externe AI-aanbieder, mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte. De verwerkersovereenkomst beschrijft dat. Een AI-functie gebruikt de klant alleen voor gegevens waarvoor dat is toegestaan. Wil de klant geen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte laten verwerken, dan zet hij de AI-functies uit.
4. De uitkomst van een AI-functie is een voorstel. Die kan onjuist of onvolledig zijn. De klant controleert de uitkomst voordat hij die gebruikt of bevestigt. Beterbit is niet aansprakelijk voor schade doordat een uitkomst van een AI-functie zonder controle is gebruikt.
5. Een AI-functie waarmee een gebruiker in gesprek gaat, zoals Insico Assist, is herkenbaar als AI. De klant zorgt dat zijn gebruikers weten hoe zij AI-functies moeten gebruiken en gebruikt ze niet voor doeleinden die de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) verbiedt.

7. Prijs en betaling

1. Voor Insico betaalt de klant een abonnementsprijs volgens de offerte. Alle bedragen zijn in euro en exclusief btw.
2. Het abonnement wordt vooraf gefactureerd, per maand of per jaar zoals in de offerte staat.
3. Het verbruik van de AI-functies factureert Beterbit eens per kwartaal achteraf, tegen de tarieven die Beterbit vooraf bekendmaakt. Het verbruik zoals Beterbit dat bijhoudt, is beslissend, tenzij de klant aantoont dat het niet klopt.
4. De klant betaalt binnen veertien dagen na de factuurdatum. Betaalt de klant niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW), en een vergoeding voor de kosten van incasso buiten rechte van ten minste € 40 (artikel 6:96 lid 4 BW). Zijn die kosten hoger, dan betaalt de klant de redelijke kosten volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
5. Beterbit mag de prijzen eens per kalenderjaar aanpassen, met een aankondiging van ten minste twee maanden. Gaat de klant daar niet mee akkoord, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
6. Bezwaar tegen een factuur maakt de klant binnen dertig dagen na de factuurdatum schriftelijk kenbaar. Bezwaar schort de betaling van het niet betwiste deel niet op.

8. Duur en opzegging

1. De overeenkomst geldt voor de duur die in de offerte staat. Staat daar niets, dan geldt ze voor onbepaalde tijd en kan elke partij haar schriftelijk opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand.
2. Een overeenkomst voor bepaalde tijd wordt na afloop stilzwijgend voortgezet voor onbepaalde tijd, met de opzegtermijn uit lid 1, tenzij een partij haar uiterlijk één maand voor afloop opzegt.
3. Elke partij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden als de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat ook niet doet binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of als de andere partij failliet wordt verklaard of surseance van betaling krijgt.
4. Wat Beterbit al heeft geleverd en gefactureerd, blijft verschuldigd. Vooraf betaalde bedragen voor de periode na het einde van de overeenkomst betaalt Beterbit terug, behalve bij ontbinding wegens een tekortkoming van de klant.

9. Opschorten

1. Beterbit mag de toegang tot Insico geheel of gedeeltelijk opschorten als de klant na een aanmaning niet betaalt, als de klant of een gebruiker deze voorwaarden of de gebruiksvoorwaarden ernstig schendt, of als dat nodig is om een beveiligingsprobleem of schade aan Insico of anderen te voorkomen.
2. Beterbit meldt een opschorting vooraf, behalve als dat door spoed niet kan. Beterbit heft de opschorting op zodra de reden ervan weg is.
3. Tijdens een opschorting blijven de gegevens van de klant bewaard en blijft de klant de abonnementsprijs verschuldigd.

10. Gegevens van de klant en overstappen

1. De gegevens van de klant blijven van de klant. Beterbit gebruikt ze alleen om Insico te leveren, zoals de verwerkersovereenkomst beschrijft.
2. De klant kan tijdens de looptijd gegevens uit Insico halen met de exportfuncties, zoals de export voor de boekhouding, de pdf's van documenten en de export van de inrichting.
3. Wil de klant overstappen naar een andere aanbieder van een vergelijkbare dienst of de gegevens zelf beheren, dan meldt hij dat schriftelijk aan Beterbit. De opzegtermijn is ten hoogste twee maanden; artikel 8 lid 1 noemt een kortere termijn. Na het einde van de opzegtermijn volgt, als de klant dat wil, een overgangsperiode van ten hoogste dertig dagen waarin Beterbit Insico beschikbaar houdt en de klant helpt bij het overzetten. De klant betaalt in die periode de abonnementsprijs naar rato. Is de overeenkomst voor bepaalde tijd gesloten en eindigt zij door een overstap eerder dan de afgesproken einddatum, dan betaalt de klant een evenredige vergoeding, niet hoger dan de abonnementsprijs voor de rest van die periode.
4. Op verzoek van de klant, gedaan tijdens de looptijd, de overgangsperiode of binnen dertig dagen na het einde van de overeenkomst, levert Beterbit een export van alle gegevens van de klant in een gangbaar, machineleesbaar formaat (CSV, JSON of pdf, met de bijlagen als bestanden). Dat omvat de klanten en praktijken, patiënten, orders met hun productiegeschiedenis, materialen en partijen, facturen en offertes, de inrichting, en de bijlagen. Voor die export en voor het overstappen zelf rekent Beterbit niets, behalve dat Beterbit tot en met 11 januari 2027 de kosten in rekening mag brengen die rechtstreeks met het overstappen samenhangen, zoals dataverkeer en technische ondersteuning, tegen kostprijs. Vanaf 12 januari 2027 rekentBeterbit geen kosten meer voor het overstappen. Kosten van parallel gebruik van Insico en een andere dienst, voor zover die uit de uitwisseling van gegevens voortvloeien, berekent Beterbittegen de werkelijke kosten.
5. Uiterlijk negentig dagen na het einde van de overeenkomst verwijdert Beterbit de gegevens van de klant, tenzij de wet Beterbit verplicht ze langer te bewaren. Kopieën in back-ups verdwijnen volgens het gewone schema van de back-ups. De logboeken van wijzigingen en handelingen die bij het lab van de klant horen, verwijdert Beterbit op hetzelfde moment.
6. De klant bewaart zelf wat hij volgens de wet moet bewaren, zoals zijn administratie en de documentatie van hulpmiddelen naar maat. Insico is geen archief voor de periode na het einde van de overeenkomst.
7. Beterbit mag gegevens over het gebruik van Insico, zoals het verbruik van de AI-functies en technische logboeken, gebruiken om Insico te leveren, te beveiligen, te factureren en te verbeteren. Gegevens die buiten Insico worden gebruikt, zijn niet tot personen of de klant te herleiden.

11. Persoonsgegevens

Voor de persoonsgegevens die Beterbit voor de klant verwerkt, geldt de verwerkersovereenkomst. Voor de persoonsgegevens die Beterbit voor zichzelf verwerkt, zoals de contactgegevens van de klant, geldt de privacyverklaring.

12. Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op Insico, op de software, de vormgeving, de documentatie en alles wat Beterbit voor Insico maakt, liggen bij Beterbit of haar licentiegevers.
2. De klant krijgt voor de looptijd van de overeenkomst een niet-exclusief en niet overdraagbaar recht om Insico te gebruiken voor zijn eigen bedrijf, en om zijn gebruikers dat te laten doen.
3. De klant kopieert, verandert of ontleedt Insico niet, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat, en verhuurt of verkoopt het niet door.
4. Suggesties van de klant voor Insico mag Beterbit vrij gebruiken, zonder vergoeding.

13. Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van Beterbit voor een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, voor onrechtmatige daad of op een andere grond, is beperkt tot vergoeding van directe schade.
2. Directe schade is alleen: redelijke kosten om de tekortkoming te herstellen of de prestatie alsnog te laten voldoen; redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen; redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken; en redelijke kosten om verloren gegevens terug te zetten vanuit de meest recente back-up.
3. Beterbit is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van goodwill, boetes, schade door aanspraken van praktijken, patiënten of andere derden, en schade door verlies van gegevens voor zover die niet uit een back-up terug te zetten zijn.
4. De totale aansprakelijkheid van Beterbit is per gebeurtenis, en voor alle gebeurtenissen in een kalenderjaar samen, beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis voor Insico heeft betaald, exclusief btw. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
5. De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Beterbit zelf of van zijn leidinggevenden, en niet voor zover de wet aansprakelijkheid dwingend niet toestaat te beperken.
6. Aansprakelijkheid ontstaat alleen als de klant Beterbit onverwijld en schriftelijk in gebreke stelt, met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en Beterbit ook na die termijn tekortschiet, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.
7. De klant meldt schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen dertig dagen nadat hij die heeft ontdekt of had kunnen ontdekken, schriftelijk aan Beterbit. Een vordering tot schadevergoeding vervalt één jaar na de gebeurtenis waaruit ze voortkomt.

14. Overmacht

1. Beterbit is niet gehouden tot nakoming als zij daartoe verhinderd is door overmacht (artikel 6:75 BW). Onder overmacht valt ook: een storing of tekortkoming bij een toeleverancier van Beterbit, zoals de aanbieders van hosting, e-mail of AI; storingen in internet of telecommunicatienetwerken; een aanval op de systemen, zoals een DDoS-aanval of een inbraak, ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen; en een maatregel van een overheid.
2. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder dat daardoor een recht op schadevergoeding ontstaat.

15. Vrijwaring

De klant vrijwaart Beterbit voor aanspraken van derden, onder wie praktijken en patiënten, die het gevolg zijn van het gebruik van Insico door de klant of zijn gebruikers in strijd met de overeenkomst of de wet, of van de gegevens die de klant of zijn gebruikers in Insico hebben gezet. Dat geldt ook voor aanspraken van betrokkenen of een toezichthouder over een verwerking die Beterbit heeft uitgevoerd volgens de instructies van de klant, of waarvoor de klant geen rechtsgrond had, voor zover Beterbit niet zelf tekortschoot in haar verplichtingen als verwerker.

16. Geheimhouding

Partijen houden geheim wat zij van elkaar weten en waarvan zij begrijpen of moeten begrijpen dat het vertrouwelijk is, zoals prijsafspraken en de gegevens van de klant. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar was, of die een partij moet verstrekken op grond van de wet of een uitspraak van een rechter.

17. Wijzigen van deze voorwaarden

1. Beterbit mag deze voorwaarden wijzigen. Beterbit kondigt een wijziging ten minste dertig dagen vooraf aan, per e-mail of in Insico.
2. Is een wijziging wezenlijk in het nadeel van de klant, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Een wijziging die de wet vereist, geeft dat recht niet.

18. Slotbepalingen

1. Beterbit mag de overeenkomst overdragen aan een derde die Insico of het bedrijf van Beterbitoverneemt. Beterbit meldt dat vooraf; de klant mag de overeenkomst dan opzeggen tegen de datum van de overdracht. De klant draagt de overeenkomst alleen over met schriftelijke toestemming van Beterbit.
2. Is een bepaling nietig of wordt ze vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ervan ligt.
3. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.
4. Een geschil leggen partijen eerst aan elkaar voor. Lukt het niet om er samen uit te komen, dan beslist de bevoegde rechter in het arrondissement waar Beterbit is gevestigd.